Mikäli käytät Wordin 2007-versiota ja olet aikeissa lähettää sillä tekemäsi asiakirjan toiselle henkilölle, mutta ei ole varma .onko hänellä käytössään sama versio Wordistä, on varminta tallentaa tiedosto Word 97-2003 -asiakirjana.
Valmis teksti Word 2007-versiolla luotuna asiakirja (kuva 1)
Kuva 1 – Valmis teksti
Napsauta Office -painiketta (pyöreä pompula, jossa erivärisiä laatikoita) ikkunan vasemmassa yläkulmassa ja valitse Tallenna nimellä -valikosta Word 97-2003 -asiakirja (kuva 2).
Kuva 2 – Office-painike - Tallenna nimellä - Word 97-2003 -asiakirja
Kirjoita asiakirjalle nimi ja napsauta Tallenna-painiketta (kuva 3)
Kuva 3 - Tallentaminen
Tämän asiakirjan voit melko huoletta lähettää vastaanottajalle, jolla on Word-tekstinkäsittelyohjelma käytössään.
Jos taas et ole varma onko vastaanottajalla lainkaan Wordia käytössään — hänhän saattaa käyttää vaikka Linux-käyttöjärjestelmää ja aivan jotain muuta tekstin tuottamiseen tarkoitettua ohjelmaa — on varminta tallentaa asiakirja RTF-muodossa. Se onnistuu valitsemalla Office-painike | Tallenna nimellä | Muut muodot ja selaamalla Tallennusmuoto-luettelosta RTF (*.rtf).
Mikäli haluat että oletusarvoisesti kaikki Word 2007:lla tekemäsi asiakirjat tallennetaan vanhempien Wordien käyttämässä muodossa, niin tee seuraavasti.
Napsauta Office-painiketta ja Wordin asetukset -painiketta (kuva 4)
Kuva 4 - Wordin asetukset
Napsauta vasemmasta reunasta Tallentaminen. Asiakirjojen tallentamisen oletusmuodon voit vaihtaa valitsemalla Tallenna tiedostot muodossa -listasta Word 97-2003 -asiakirja (*.doc) ja napsuttamalla OK -painiketta (kuva 5)
Kuva 5 - Oletustallennusmuodon muuttaminen
Näin kaikki tallentamasi asiakirjat tallentuvat oletuksena vanhempien Wordien käyttämässä muodossa.