Outlook 2016 säännöt

Outlookissa on mahdollista luoda viestien käsittelyyn sääntöjä.

Tässä ohjeessa on malli siitä, miten luodaan sääntö sen perusteella, että viestin aiheessa tai itse tekstissä on jokin tietty merkkijono.

Säännön luominen

Apukansio säännön testaamiseksi

Luo uusi kansio Outlookiin napsauttamalla haluttua tiliä (yleensä muotoa Etu.Sukuwinnova.fi) hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Uusi kansio.. (kuva 1)

(kuva 1) kaltaiselta...

Kuva 1 - Luo uusi kansio

Kirjoita kansion nimi ja paina Enter-näppäintä. Esimerkissä uuden kansion nimeksi annetaan # Kaiketi silkkaa roskaa (kuva 2)

Kuva 2 - uuden kansion nimi

Uuden säännön luominen

Valitse Tiedosto-valikko ja napsauta Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta (kuva 3)

Kuva 3 - Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta

Valitse sähköpostisäännöt -välilehdellä Uusi sääntö... valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä ja napsauta Seuraava-painiketta (kuva 4)

Kuva 4 - uuden säännön luominen vaihe - Valitse malli

Valitse ehdoksi aiheessa tai tekstissä esiintyy tietyt sanat ja napsauta tietyt sanat -linkkiä (kuva 5)

Kuva 5 - uuden säännön luominen - Valitse ehdot

Kirjoita sääntöön haluamasi tekstit ja napsuta jokaisen sanan tai sanayhdistelnmän jälkeen Lisää-painiketta, jotta saat ne etsintäluetteloon.

Esimerkissä on lisätty sähköpostijärjestelmän automaattisesti epäilyttäviin viesteihin lisäämä EHKÄ ROSKAPOSTIA:, kolmivaihekilowattituntimittari (jota ei varmaan oikeasti kannata lisätä), giagra, feeniks ja hullunhalpa tarjous vain sinulle. Napsauta lopuksi OK-painiketta. (kuva 6)

Kuva 6 - uuden säännön luominen - viestin aiheesta tai tekstistä etsittävät sanat

Napsauta Seuraava-painiketta.

Valitse Valitse toimet-listasta siirrä kansioon määritetty ja napsauta määritetty-linkkiä (kuva 7)

Kuva 7 - uuden säännön luominen - siirrä kansioon

Valitse aiemmin luomasi kansio - esimerkissä se on # Kaiketi silkkaa roskaa ja napsauta OK-painiketta. (kuva 8)

Kuva 8 - uuden säännön luominen - Valitse kansio

Napsauta Seuraava-painiketta.

Valitse poikkeukset tarvittaessa. Tässä voi luoda sääntöön poikkeuksia, kuten jos viesti tulee joltakin tietyltä henkilöltä tai jos viestin aiheessa on tiettyjä sanoja jne.

Esimerkissä poikkeuksia ei tehdä vaan säännön vaikutusta seurataan ja jos on tarvetta, niin muokataan sitä jälkeenpäin jotta saadaan se toimimaan halutulla tavalla.
Napsauta Seuraava-painiketta (kuva 9)

Kuva 9 - uuden säännön luominen - poikkeuksien valinta

Anna säännöllesi jokin parempi nimi kuin mitä automaattisesti ehdotetaan. Voit myös testata sääntöä saapuneet kansiossasi oleviin viesteihin valitsemalla Suorita tämä sääntö viesteihin... ja napsauta lopuksi Valmis painiketta. (kuva 10)

Kuva 10 - uuden säännön luominen - säännön määrittämisen lopettaminen

Napsauta OK-painiketta (kuva 11)

Kuva 11

Siirry pois Tiedosto-valikosta napsauttamalla nuolipainiketta (kuva 12)

Kuva 12 - Siirry pois Tiedosto-valikosta

Voit nyt tarkistaa, oliko Saapuneet-kansiossasi viestejä, jotka luomasi säännön perusteella siirtyivät määrittämääsi kansioon (kuva 13)

Roosa on lähettänyt viestin, joka postijärjestelmän lisäämän ja sääntöön osuvan tekstin EHKÄ ROSKAPOSTIA: johdosta on siirretty # Kaiketi silkkaa roskaa -kansioon.

Kuva 13 - Säännön toimimisen tarkistaminen jo saapuneiden viestien osalta

Siellä on myös aivan asiallinen viesti, jonka ei pitäisi olla kyseisessä kansiossa, ja joka on tullut Winnovan ICT:n Markku Mäkipäältä.
Jos haluat estää, että Winnovasta lähetetyt viestit eivät ole säännön vaikutusalueella, voit muokata sitä alla olevan ohjeen mukaisesti.

Säännön muokkaaminen

Säännön muokkaaminen ja poikkeuksen lisääminen siten, että Winnovan yleisessä osoitteistossa olevien käyttäjien viestit eivät ole säännössä mukana.

Muokkaamalla sääntöä tämän ohjeen mukaisesti, sääntö suoritetaan VAIN kun Outlook on käynnissä. Ei siis silloin, kun käytät vaikkapa jotain mobiililaitetta tai Web-mailia.

1. Napsauta Tiedosto ja valitse Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta

2. Valitse sääntö jota haluat muokata

3. Valitse Muuta sääntöä -> Muokkaa sääntöjen asetuksia (kuva 14)